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进行有效商务信函的 10 条规则
文章作者：
伊利亚·萨多夫斯基
伊利亚·萨多夫斯基
业务发展专家
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您是否知道全世界每天发送大约 3060 亿封电子邮件？这是一个令人印象深刻的数字！员工花费高达 26% 的工作时间来处理如此多的消息也就不足为奇了。鉴于即时通讯工具的普及度迅速增长，这一价值可以达到令人印象深刻的 50%。
在数字技术时代，商务礼仪发生了变化：在常规规则的基础上增加了新的规则——数字通信规则。在许多职位空缺中，越来越多地使用“商务信函规则知识”或“即时通讯工具中的销售技巧”等短语。这表明传统的商业沟通方法正在被现代方法所取代，雇主越来越重视有效数字化沟通的能力。
在本文中，我们将介绍写信和消息的结构，并分享使您的沟通有效且有说服力的技巧。
让我们从一个简单的现实例子开始。您肯定曾经收到 印度电报数据库 过垃圾邮件，其中包含购买您根本不感兴趣的商品或服务的报价吗？您不太可能对这些邮件给予太多关注，并且很可能将它们发送到垃圾邮件。原因很简单：这些信息没有用，并且在第一次阅读它们之后，很难理解它们最终提供什么以及他们想要什么。
为了使信息不被忽视，它不仅必须对读者有用，而且必须具有清晰的逻辑结构。
每封信都以介绍性部分开头，为了从第一秒起就吸引对话者的注意力，让他们了解将要讨论的内容以及促使他写此消息的原因，这是必要的。
首先，要注意信件的主题。它应该简洁易懂，没有不必要的信息。
即时通讯工具中的通信通常不需要指定消息的主题，因为它本质上不太正式。如果您是第一次联系收件人，请介绍自己并简要描述您的信息的要点。以后，您只需使用对话者的姓名即可。
正如人们所期望的那样，在介绍部分之后，接下来就是主要部分。在这里你需要详细地揭示你的信息的主要思想。重要的是要避免从一种想法突然转变为另一种想法，并且不要迷失在不必要的想法中。所有重要的细节都应在本部分中说明。
你的任务是在不超载文本的情况下为对话者提供最大的好处。
如果上一条消息中提出了问题，请务必回答。
消息的最后部分应该引导对话者得出结论或号召采取行动。如果您的信件是对问题的回答或已完成工作的报告，那么以摘要作为结尾尤其有用。这个结论将帮助对话者理解你的信息的本质，即使他读得很快。
当您需要鼓励对话者采取某些行动时，号召性用语是必要的。这将使您更容易理解您的期望，并让对方清楚地了解您想从他们那里得到什么。
商务信函的10条规则
得益于礼仪规则，我们知道应该用哪只手拿着叉子，谁有权在室内戴帽子，以及在公共交通工具上给谁让座。然而，随着互联网数字通信的发展，数字礼仪规则开始出现。以下是互联网交流的 10 条简单规则，有助于让交流变得更加愉快。
正确书写。含有错误的文本会让人怀疑对话者的能力。发送之前，请务必检查您所写内容是否存在拼写和标点符号错误。
小心使用表情符号。表情符号和表情符号的大量使用适合友好和家庭交流。在商务信函中，仅限使用一两个表情符号，或者根本不使用它们。
不要过度使用 CapsLock。如果您想突出显示消息中的重要内容，最好使用粗体。使用 Caps Lock 书写的文本被认为具有攻击性。
避免使用俚语。这尤其适用于与那些不太可能理解他们的人进行交流。与对话者使用相同的语言很重要，因此请尝试用简单的单词解释俚语。
不要断章取义地写出单个单词。尽量将这些词语融入正文中，以免激怒对话者并避免产生负面后果。
附加附件时，请正确命名。示例：“SEO Qmedia 协议”而不是“Sasha 完成 SEO 协议”。
尝试及时回复收到的消息。不要对即时通讯工具中已读的消息置之不理。
尊重他人的时间。避免在工作时间之外和周末发短信。
在信件中保持中立的语气。闪闪发光的笑话最好留在私人会议上。
最后一句话末尾没有句号，因为它的存在通常会给信息带来被动攻击的语气。
好吧，最后，我想推荐几本有用的书，它们有助于让文本变得有趣和可读：